華梵大學電子郵件管理要點

97年5月14日第124次行政會議通過
99年9月29日第133次行政會議修正
105年3月9日第155次行政會議修正

一、華梵大學(以下簡稱本校)為管理全校教職員工生及校友使用之電子郵件,特訂定本要點。
二、本要點所述之電子郵件帳號為本校所提供之伺服器帳號,用以收發電子郵件之網路資源。
三、本校電子郵件帳號服務對象:
(一)教職員工:專任人員自到職日起,可至本校行政系統,填寫圖資通知單申請,每人以申請
一個帳號為原則。
(二)在學學生:於新生註冊後,由教務處提供新生資料,送圖書資訊處統一建立帳號,帳號名
稱一律為學生之學號,畢業後得繼續使用。
(三)業務需求信箱:因執行本校業務之需求,欲申請電子郵件者,應簽奉校長核定後,由圖書
資訊處建立帳號。
(四)離職教職員工:任職滿二年者,終身保留電子郵件使用權,其餘者帳號保留半年。退休教
職員工則終身保留電子郵件使用權。
(五)校友:提供終身電子郵件使用權利。
四、本校得依設備及使用者狀況,調整所提供電子郵件帳號之權限及限制信箱容量。電子郵件信
箱,因教學、研究或行政上之特別需要,需擴增容量時,應填具相關表單,並提供身份證明
文件向圖書資訊處提出申請。
五、為妥善利用電子郵件系統之空間資源,本校得訂定信件保留之天數,超過限制天數之信件,
系統將自動移除。
六、若需重設密碼,教職員工至本校行政系統填寫圖資通知單申請,其他身分使用者,請檢附
明文件,由圖書資訊處確認身分後重設密碼。
七、本校非屬機密性或敏感性之資料及文件得以電子郵件或其他電子方式傳送。機密性或敏感性
之資料及文件,欲利用電子郵件或其他電子方式傳送時,須採取適當之安全技術處理始得傳
送。
八、使用者須遵守下列規範:
 (一)依學術網路使用辦法規定,使用者應定期自行更換帳號密碼,以確保帳號之安全。
 (二)因學術研究,教學或行政上之需要而寄發大宗電子郵件時,應填具相關表單向圖書資訊
處申請。
 (三)使用自動檢查信件功能時,間隔時間必須在十分鐘以上,經勸導無效者,停止使用權一
週。
 (四)電子郵件帳號不得借予他人,出借或借用帳號者,停止使用權一個月。
 (五)散播非法資料或違反本校及台灣學術網路相關使用規範之行為,停止使用權一個月。
 (六)從事商業行為或入侵主機系統者,停止使用權六個月。
 (七)盜用他人帳號者,停止使用權六個月。
 (八)違反上述行為三次(含)以上者,永久停止使用權。情節重大者,得送相關單位依校規處
理。
九、違反本要點第八點第三至第七款使用規範而被停止使用權者,得於停權期滿後,填具相關表
單,並提供身份證明文件向圖書資訊處申請復權。
十、本要點經行政會議通過,報請校長核定後公布施行,修正時亦同。